Tra gli innumerevoli adempimenti in materia condominiale, l’Amministratore deve tenere presente anche tutte quelle norme relative alla “privacy” e, spesso, crediamo che l’argomento sia limitato al divieto di affissione in” bacheca” dell’elenco dei condomini morosi. Così non è: molti altri sono gli aspetti da tenere presente e con cui il rappresentante del condominio deve rapportarsi a tutela dei propri rappresentati.
La privacy riguarda i comportamenti da adottare da parte dell’Amministratore, le regole da tenere presente in assemblea condominiale e le norme per una regolare tenuta delle comunicazioni, anche, in bacheca.
E, in base alle tre macro zone sopra individuate, si deve tenere presente:
- L’Amministratore è il “responsabile del trattamento dei dati” relativi alla sua attività in quel condominio, in modo generico e per legge; ma questi potrebbe essere nominato dall’Assemblea, o anche dal singolo condominio, quale responsabile di dati extra condominio (per contratti di locazione, per rapporti tra nudi proprietari e usufruttuari ecc.);
- L’Amministratore può senz’altro utilizzare i dati anagrafici per le convocazioni, i valori millesimali per i vari bilanci e riparti;
- L’Amministratore non potrà aggiungere ai tradizionali elenchi annotazioni che esulano dai suoi compiti istituzionali (situazione di disagio economico, situazione familiare, abitudini di costante assenza o per motivi particolari, ecc.);
- L’Amministratore, nel caso in cui sia stato incaricato di effettuare comunicazioni presso soggetti diversi dagli aventi diritto, dovrà informare questi della detenzione dei propri dati e degli usi che se ne faranno;
- L’Amministratore può utilizzare i recapiti telefonici inseriti in pubblici elenchi, e non anche quelli relativi a cellulari, se non appositamente autorizzato a farlo da parte dell’intestatario di quella utenza. Lo stesso dicasi per numeri di fax o indirizzi di posta elettronica o siti internet:
- In caso di utilizzo di dati sensibili, non è sufficiente la generica informativa, ma occorre specifico consenso da parte dell’interessato. Sembrerebbe un controsenso ma, in caso di abbattimento barriere architettoniche (anche semplici gradini) finalizzati ad agevolare la disabilità non in modo generico, ma per reali esigenze di un condominio o familiare di questi, occorre avere il consenso da parte dell’interessato in quanto, quella disabilità o handicap è un “dato sensibile”.
- Caso di indennizzi per danni personali subiti in ambito condominiale, soprattutto se estranei al condominio, rientra nel “trattamento di dati sensibili” e, per poter operare occorre il consenso specifico. Quanti Amministratori sono in possesso del consenso in casi similari ? Meglio non richiedere risposte !
- E, in caso di trattamento sia di dati generici, ma soprattutto di quelli sensibili, quali misure idonei alla loro conservazione e protezione sono state adottate ? Non è sufficiente un trattamento idoneo, ma occorre anche che, quei dati, vengano “tutelati” da possibili manipolazione o utilizzo improprio da parte di terzi.
- L’Amministratore dovrà comunicare ai condomini, i propri dati anagrafici e professionali, il luogo ove tiene le scritture e i documenti del condominio, i giorni di ricevimento e, nel luogo di maggior transito, oltre alle sue generalità, anche il riferimento alla legge 4/2013, l’eventuale numero di iscrizione ad una associazione di categoria.
- In che circostanze e in che termini può partecipare un estraneo (tecnico non condomino) in seno ad una assemblea condominiale, ricordando che gli aventi diritto sono solo i condomini ( intestatati dell’immobile o titolari di altri diritti reali di godimento) ?
- Lo svolgimento dell’assemblea può essere registrato o video-registrato ? e se si, con quale maggioranza ?
- Si possono esporre in “bacheca condominiale” avvisi, comunicati, raccomandazioni personali ? (Si invita il sig. Golino a non far giocare il proprio figlio a pallone nell’atrio – oppure- Il sig. Capua è pregato di passare dall’amministratore a pagare la rata condominiale scaduta la settimana scorsa).
- Si può affiggere in bacheca la copia del verbale di assemblea per i condomini assenti ?
- Si possono esporre gli elenchi dei morosi, anche in assenza del relativo importo della morosità ?
- Si può invocare la “privacy” per non comunicare dati di carattere condominiale agli stessi condomini ? e più nel dettaglio: si può rifiutare di comunicare ad un condomino la morosità di un altro condomino ?
- L’Amministratore può rifiutare di esibire il c/c condominiale, constatato che è lui il firmatario dello stesso ? In che termini interviene la “riforma del condominio” a tutela della privacy ma anche del diritto del singolo condomino ?
- E’proprio vero che tutti possono installare una “video sorveglianza” ? anche se in condominio e che, tale operazione può essere fatta dallo stesso Amministratore a tutela delle parti comuni ? Prevale il diritto alla tutela delle “cose proprie” o il diritto alla privacy dei terzi estranei ?
- E il video citofono è equiparato alla video sorveglianza ? Eventualmente in che termini può ledere la privacy altrui ?
- La riforma del condominio ha previsto il “sito internet” : possiamo immetterci tutti i dati che vogliamo ? E’o non è, questa, una diffusione dei dati ? e ancora: chi potrà accedere a tale sito e come ?
- E il conduttore che diritti ha in conseguenza alla legittimazione a partecipare ad una riunione di condominio ? Uguale ai condomini stessi o come “terzo” ?Come si può constatare, tante sono le regole, le relative eccezioni e gli adempimenti a carico di un Amministratore condominiale. E ancora di più sono i dubbi che scaturiscono dall’esercizio quotidiano della professione.
Come aggiornarsi ? Come risolvere quei dubbi che, spesso, bloccano l’intera attività e dare le giuste risposte ?
Ci è venuto incontro il Garante per la Privacy, il quale è venuto incontro alle diverse necessità pubblicando una “Guida” appositamente redatta per problematiche condominiali.
La Guida si può scaricare liberamente dal sito del Garante,
CARATOZZOLO dr RAFFAELE