PASSAGGIO CONSEGNA e le regole non scritte
Ci sono atti e comportamenti fatti ormai per abitudine, dando per scontato ciò che tanto scontato può non essere, salvo accorgersi dopo molto tempo che forse avremmo potuto fare in modo diverso.
Il preambolo per specificare i rischi connessi in caso di passaggio di consegna da un Amministratore ad un altro relativamente ai vari documenti condominiali, nonché ai saldi di c/c e di cassa.
Nell’aggiornamento precedente abbiamo evidenziato gli accorgimenti da mettere in atto per avere una “quadratura” dei bilanci consuntivi rispondenti esattamente alla realtà.
Oggi, rifacendoci integralmente a quell’aggiornamento, lo esaminiamo nell’ambito del cambio di amministratore.
Generalmente di cosa ci preoccupiamo e cosa verifichiamo ?
Verifichiamo la consegna dei seguenti documenti ritenuti urgenti, senza però preoccuparci di qualcosa’altro ad essi collegato:
– Copia dell’attribuzione del Codice fiscale (e le copie delle variazioni dei precedenti amministratori ?)
– Copia del verbale della propria nomina ( e le ricevute della spedizione di questo ai condomini per il calcolo dei tempi utili ad eventuali impugnazione ?)
– Il numero del c/c ( e il libretto degli assegni ? e/o eventuali altri c/c o libretti di deposito ? e i Fondi accantonamenti ?)
– La copia del regolamento di condominio ( e la documentazione se trattasi di tipo contrattuale o assembleare ?)
– La copia delle tabelle millesimali ( e le relazioni con i criteri di formazione delle stesse ?)
– La copia del contratto di manutenzione degli eventuali impianti esistenti ( e le certificazione di conformità ?)
– La copia della polizza di Assicurazione ( e tutte le appendici di vincolo ?)
– La copia del Bilancio consuntivo ( e le fatture pagate nell’esercizio e già registrate in quello precedente ? e/o le fatture registrate nell’esercizio ma ancora da pagare ?)
– La specifica delle varie morosità ( e l’elenco delle azioni legali attive e/o passive in essere ?)
– Le copie dei verbali di assemblea straordinaria per le opere in corso ( e le copie dei contratti di appalto o di opera e la verifica dell’appartenenza ad uno dei due ai fini di eventuali contestazioni ?)
– La riserva di consegna di tutte le altre documentazioni del Condominio relative agli anni precedenti (e dopo che le ritiriamo, abbiamo mai controllato il contenuto di esse ?)
– Il denaro liquido rimasto in “cassa” ( e la riconciliazione con i saldi fino al giorno della consegna o della contabilità dell’amministratore uscente ?)
Come si può ben constatare l’elenco sopra evidenziato, e non certamente esaustivo a secondo della tipologia del condominio stesso, è alquanto corposo e articolato. Tutte le domande all’interno delle parentesi si riferiscono a quelle documentazioni a cui si da giusta importanza solo quando ci si accorge che manca.
Ovviamente si sta facendo solo pura e semplice teoria didattica, consapevoli che la maggior parte degli associati ANACI, a tutti quei documenti, prestano la giusta attenzione e pretendono che il collega, magari non ANACI e del tutto in buona fede, vi provveda correttamente.
tamento (da non fare) avanzato da un collega:
– Poiché, generalmente, fatturo il mio compenso ogni fine semestre, per quanto riguarda il 2° periodo dell’anno, 1/7-31/12 , dividerò il compenso in due trance: la prima dall’1/7 al 16/9 e sulla quale applicherò l’IVA del 20%, la seconda dal 17/9 al 31/12 e sulla quale applicherò l’IVA del 21%.
Si ribadisce l’errata interpretazione della norma, in quan
Ed è proprio su questo aspetto che si vuole porre l’attenzione per i riflessi che ciò può avere sia nei confronti dell’amministratore uscente, sia e soprattutto per quello subentrante.
Cosa può succedere e cosa in realtà succede spesso ?
L’Amministratore uscente fa una semplice operazione aritmetica: tanto ho speso, tanto ho riscosso +/- i soldi in banca = stacca un assegno proprio per “coprire” la cassa. L’Amministratore subentrante, firma per ricevuta quanto constatato algebricamente, ritenendo che tutto sia a posto.
L’Amministratore subentrante, ormai l’unico referente responsabile del Condominio, procede alla sua gestione, registra tutte le operazioni di esercizio sia attive che passive, chiude l’esercizio e, partendo dalla situazione da lui stesso firmata al predecessore, procede alla chiusura dei conti, ma…….Ma, consapevole che per una chiusura ad hoc deve procedere alla riconciliazione bancaria e dei sospesi sia attivi che passivi, procede alla verifica, esattamente come specificato nell’aggiornamento n. 6, e cosa scopre ? Scopre che i conti non tornano, che la quadratura non è possibile ottenerla e ciò (come è possibile, si chiede) nonostante i “suoi” conteggi siano giusti !!
A questo punto, la risposta è scontata: non sono i suoi conti a non permettere la quadratura, in quanto erano i conti di partenza a non essere “quadrati”. Ma ormai è troppo tardi: dovevamo pensarci prima, oggi i “responsabili non colpevoli” siamo diventati proprio noi !!
Può anche verificarsi, però, che l’Amministratore, magari dopo aver riletto i vari aggiornamenti di carattere contabile, abbia realmente fatto quella riconciliazione e “scoperto” che quanto ricevuto dal predecessore non è in linea con i reali conteggi. Cosa può fare ? e’compito suo andare a chiedere al precedente gestore la restituzione di quanto eventualmente consegnato in meno ? Può andare a ricercare le cause dell’errore di conteggi ?
Fermo restando che per dare una risposta precisa al problema occorrerebbe un parere legale, dal mio personale punto di vista, il nuovo Amministratore non ha tali poteri.
Egli, una volta riscontrata la differenza, porterà a conoscenza del predecessore l’evento riscontrato e, alla prima assemblea utile, evidenzierà il fatto ai condomini, mettendo a verbale tale evento. Sarà poi l’Assemblea, nei modi, termini e con le maggioranze di legge, a decidere il modo di procedere.
Così facendo, alla prossima chiusura del bilancio, la quadratura sarà data, per differenza, dalla voce “differenza gestione precedente” che, in ultima analisi potrebbe anche scomparire nel caso di decisione dell’assemblea di versare quanto mancante.
Infine e rifacendoci al Titolo del presente elaborato, e alle regole della quadratura e/o della riconciliazione anche in sede di passaggio di consegne, è giusto dire che sono regole NON SCRITTE, ma tutte riconducibili ai principi di chiarezza e trasparenza di un rendiconto o bilancio finale di gestione. Sono norme a cui nessuno può obbligarci all’osservanza, ma a cui, attenzione, TUTTI dobbiamo attenerci per non trasformarci da “responsabili non colpevoli” in “responsabili colpevoli”, anche se, indipendentemente dalla qualifica attribuibile potremmo essere chiamati a rispondere di errori altrui, fatte sempre salve tutte le riserve per casi specifici.
CARATOZZOLO dr RAFFAELE
